MICROSOFT ACCESS

DEFINICIÓN DE UNA BASE DE DATOS
Las bases son cualquier conjunto de datos organizados para su almacenamiento en la memoria de un ordenador o computadora, diseñado para facilitar su mantenimiento y acceso de una forma estándar. Los datos suelen aparecer en forma de texto, números o gráficos. Es un administrador de datos relacionados lógicamente entre si, en la forma de cómo están organizados es la que lo convierte en una base de datos.

SISTEMA DE GESTIÓN DE BASE DE DATOS (SGBD)

El sistema de gestión de bases de datos es esencial para el adecuado funcionamiento y manipulación de los datos contenidos en la base. Se puede definir como: "El Conjunto de programas, procedimientos, lenguajes, etc. que suministra, tanto a los usuarios no informáticos como a los analistas, programadores o al administrador, los medios necesarios para describir, recuperar y manipular los datos almacenados en la base, manteniendo su integridad, confidencialidad y seguridad"
FUNCIONES: Las funciones esenciales de un SGDB son la descripción, manipulación y utilización de los datos.
Descripción: Incluye la descripción de: Los elementos de datos, su estructura, sus interrelaciones, sus validaciones. Tanto a nivel externo como lógico global e interno esta descripción es realizada mediante un LDD o Lenguaje de Descripción de Datos.
Manipulación: Permite: Buscar, Añadir, Suprimir y Modificar los datos contenidos en la Base de Datos.
Utilización: permite acceder a la base de datos, no a nivel de datos sino a la base como tal, para lo cual: Reúne las interfaces de los usuarios y suministra procedimientos para el administrador.
TAREAS: El manejador es responsable de las siguientes tareas:

1. Interacción con el manejador de archivos: El manejador de la base, traduce las diferentes proposiciones del manejo de datos en comandos del sistema de archivos de bajo nivel. De esta forma el manejador se puede encargar del almacenamiento, recuperación y actualización de los datos en la base.
   
2. Implantación de la integridad: Los valores de los datos que se almacenan en la base, deben satisfacer ciertas limitantes de consistencia, estas limitantes deben ser determinadas por el administrador, pero es el manejador el encargado de verificar que las actualizaciones que se hagan a la base cumplan con dichas normas.
   
3. Puesta en práctica de la seguridad: El manejador de la base es quien verifica que los accesos a la base sean realizados por las personas autorizadas.
   
4. Respaldo y recuperación: Entre las labores que debe ejecutar el manejador está la de verificar de forma constante la integridad de la base, y lograr recuperación de datos y/o mejoras en caso que se requieran.
   
5. Control de concurrencia: El manejador debe encargarse de coordinar los accesos de los diferentes usuarios, de forma que los datos en la base no se dañen.

VENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ·
Control sobre la redundancia de datos: Los sistemas de ficheros almacenan varias copias de los mismos datos en ficheros distintos. ·
Consistencia de datos: Eliminando o controlando las redundancias de datos se reduce en gran medida el riesgo de que haya inconsistencias. ·
Compartición de datos: En los sistemas de ficheros, los ficheros pertenecen a las personas o a los departamentos que los utilizan. ·
Mantenimiento de estándares: Estos estándares pueden establecerse sobre el formato de los datos para facilitar su intercambio. ·
Mejora en la integridad de datos: y la consistencia de los datos almacenados. · Mejora en la seguridad: La seguridad de la base de datos es la protección de la base de datos frente a usuarios no autorizados.
Mejora en la accesibilidad a los datos:
Mejora en la productividad: El hecho de disponer de estas funciones permite al programador centrarse mejor en la función específica requerida por los usuarios, sin tener que preocuparse de los detalles de implementación de bajo nivel. ·
Mejora en el mantenimiento: Los SGBD separan las descripciones de los datos de las aplicaciones. Esto es lo que se conoce como independencia de datos, gracias a la cual se simplifica el mantenimiento de las aplicaciones que acceden a la base de datos. ·
Aumento de la concurrencia: En algunos sistemas de ficheros, si hay varios usuarios que pueden acceder simultáneamente a un mismo fichero. ·
Mejora en los servicios de copias de seguridad: Muchos sistemas de ficheros dejan que sea el usuario quien proporcione las medidas necesarias para proteger los datos ante fallos en el sistema o en las aplicaciones.
DESVENTAJAS DE LAS BASES DE DATOS ·
Complejidad: Es preciso comprender muy bien esta funcionalidad para poder realizar un buen uso de ellos. ·
Coste del equipamiento adicional: Tanto el SGBD, como la propia base de datos, pueden hacer que sea necesario adquirir más espacio de almacenamiento. ·
Vulnerable a los fallos: El hecho de que todo esté centralizado en el SGBD hace que el sistema sea más vulnerable ante los fallos que puedan producirse. Es por ello que deben tenerse copias de seguridad (Backup).

TIPOS DE BASE DE DATOS

Los tipos de Base de Datos son tres:

• Base de Datos Jerárquica: Es aquella donde los datos se presentan en nivel múltiples que represente con raíz y sus ramificaciones.
  
• Bases de Datos Red: Es aquella que permite la conexión de los nodos en forma multidireccional, por lo que cada nodo puede tener varios dueños a la vez.
• Base de Datos Relacional: En informática, tipo de base de datos o sistema de administración de bases de datos, que almacena información en tablas (filas y columnas de datos) y realiza búsquedas utilizando los datos de columnas especificadas de una tabla para encontrar datos adicionales en otra tabla. En una base de datos relacional, las filas representan registros (conjuntos de datos acerca de elementos separados) y las columnas representan campos (atributos particulares de un registro). Al realizar las búsquedas, una base de datos relacional hace coincidir la información de un campo de una tabla con información en el campo correspondiente de otra tabla y con ello produce una tercera tabla que combina los datos solicitados de ambas tablas.

MODELO ENTIDAD-RELACIÓN

Los diagramas o modelos entidad-relación (denominado por su siglas, ERD “Diagram Entity relationship”) son una herramienta para el modelado de datos de un sistema de información. Estos modelos expresan entidades relevantes para un sistema de información, sus inter-relaciones y propiedades.
DIAGRAMA ENTIDAD-RELACIÓN
Formalmente, los diagramas E-R son un lenguaje gráfico para describir conceptos. Informalmente, son simples dibujos o gráficos que describen la información que trata un sistema de información y el software que lo automatiza, pasos a seguir para el diagrama entidad-relación:

1. Una entidad se relaciona con otra entidad con una línea continua, ya que no lleva flechas, es solo una dirección continua.
   
2. Toda relación debe de llevar una cardinalidad (determina el nivel de cardinalidad).
   
3. Una relación entre dos entidades siempre se va a dar por medio de un rombo (si tienes una entidad alumno, otra materia, se traza una línea en el medio de la línea se pone un rombo, dentro del rombo se pone "el alumno se inscribe", el nivel seria uno a muchos ya que el alumno se inscribe a varias materias).

Cada entidad deberá tener sus elementos.
Entidad: Se representa mediante un rectángulo o "caja" etiquetada en su interior mediante un identificador. Ejemplos de entidades habituales en los sistemas de información son: factura, persona, empleado, salario etc.
Atributo: Se representan mediante un círculo o elipse etiquetado mediante un nombre en su interior. Cuando un atributo es identificativo de la entidad se suele subrayar dicha etiqueta. Relaciones: Se representa mediante un rombo etiquetado en su interior con un verbo. Este rombo se debe unir mediante líneas con las entidades (rectángulos) que relaciona. Por motivos de legibilidad, los atributos no suelen representarse en un diagrama entidad-relación, sino que se describen textualmente en otros documentos adjuntos.
Cardinalidad de las Relaciones
El diseño de relaciones entre las tablas de una base de datos puede ser la siguiente:
Relaciones de uno a uno: una instancia de la entidad A se relaciona con una y solamente una de la entidad B.
Relaciones de uno a muchos: cada instancia de la entidad A se relaciona con varias instancias de la entidad B.
Relaciones de muchos a muchos: cualquier instancia de la entidad A se relaciona con cualquier instancia de la entidad B.

OBJETOS DE UNA BASE DE DATOS

Tablas: Son los objetos principales de bases de datos que se utilizan para guardar datos.

Podemos tener más de una tabla en la base de datos para guardar información relacionada. Por ejemplo, en una tabla podemos tener la información de clientes, en la otra la información del producto y en la tercera podemos enlazar los datos de dos tablas anteriores, por ejemplo los pedidos que hicieron clientes de cada producto.

Campos y registros: Cada tabla se compone de campos y registros. A pesar de que a primera vista casi la podríamos confundir con una hoja de Excel, existen unas diferencias fundamentales:

en Access, cada columna en una tabla es un campo y cada fila de una tabla representa un único registro que reúne la información de un elemento de la tabla. Cada campo de Access sólo puede tener un tipo de datos: o sólo texto, o sólo números, etc.

Los tipos de datos más utilizados son los números, el texto, la fecha y la moneda pero el Access no se limita a esto: podemos insertar también hipervínculos y además los los objetos OLE, por ejemplo, imágenes, sonidos e incluso los video clips.

Formularios y páginas de acceso a datos: Un formulario es una ventana que permite mostrar y editar la información por medio de diferentes controles (botones, cuadros de texto, etiquetas, etc).

El formulario en sí no almacena información, solo nos permite acceder a los datos que están guardados en una tabla. La ventaja de usar formularios consiste en que podemos trabajar simultáneamente con datos de más de una tabla en un único formulario.

Informes: Permiten imprimir la información de base de datos en una forma eficaz y además, permite combinar los datos de varias tablas en un documento único.

Consultas: Nos facilitan para obtener la información que queremos ver de las bases de datos y organizarla para su uso en informes. Una consulta consiste de uno o más criterios para seleccionar los datos que nos interesan.

MICROSOFT EXCEL

INTRODUCCION

Microsoft Excel es la hoja de cálculo más difundida a nivel mundial, una aplicación que se ha convertido en un estándar para el tratamiento de datos numéricos, modelos financieros y generación de gráficos y que llega a su máxima expresión en la nueva versión 2007 gracias a su renovada interfaz de usuario, con la que es posible efectuar la mayoría de tareas con un par de clics de ratón. Describe el entorno de trabajo y las tareas más sencillas como son la introducción de datos, fórmulas y textos, o la aplicación de formatos y uso de funciones para, a continuación, ir entrando en temas algo más avanzados como son la publicación de hojas de cálculo, la elaboración de gráficos, la información, o la gestión de tablas de datos filtrándolos, ordenándolos y creando grupos, etc... Análiza los datos con funciones de Excel como las tablas, los escenarios o la persecución de objetivos, la automatización de tareas a través de macros y la integración de Excel con otras aplicaciones de Office.

VIDEO APRENDA MICROSOFT EXCEL

Características avanzadas de Excel

En este tema estudiaremos algunas características avanzadas de Excel que nos pueden ser de utilidad cuando queramos realizar algún trabajo un poco más profesional o que se salga un poco de lo corriente.

Diferentes formas de cambiar un formato
Para modificar el formato de una o varias celdas, podemos elegir entre las distintas formas que nos proporcina Excel, es interesante conocerlas todas para luego elegir la que nos resulte más cómoda.

GRAFICOS CON EXCEL

1. Para lograr nuestra gráfica, señalamos los datos que queremos graficar
Presiona sobre el icono de gráficos o en el menú Insert, Insert y Graph.
2. Aparece en pantalla el Asistente para gráfica, que consta de cuatro opciones. El primer paso consiste en seleccionar el tipo de gráfico y el sub-tipo. Seleccione Columnas y en sub-tipo el primero a la derecha. Presione Siguiente.
3. El segundo paso nos muestra en pantalla la gráfica preliminar de los datos de origen. En este paso se definen los datos que se quiere aparezcan en el gráfico. Se compone de dos fichas o pestañas: Rango de Datos y Serie.
4. Rango de datos representa la selección hecha en el documento. Se puede cambiar en este momento al hacer clic sobre el botón del asistente. Los datos señalados son los correctos, así que no tenemos que modificarlos.
5. Selecciona la opción Filas o Columnas para visualizar cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.
6. En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en el gráfico, nombradas como Serie2, Serie 3, etc. Puedes cambiar el nombre, valores, añadir o eliminar alguna serie de datos. Si no tiene experiencia o no es diestro en el manejo de datos, debe dejar las opciones por defecto.
7. Haga clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico. Aparece el tercer paso del asistente, opciones de gráfico. Escriba en el recuadro Título del gráfico, el nombre que deseamos aparezca en la parte superior de éste.
8. En los ejes de categoría (X)y valores (Y) escriba en su recuadro el título que quiere asignarle.
9. Haz clic sobre la ficha Eje y comprueba que está marcado el modo automático del eje de categoría (X).
10. En la ficha Líneas de división, activa o desactiva cualquiera de los tipos de línea del eje de categorías (X) o de valores (Y). Prueba y escoge el mejor que se adapta a tu documento.
11. Clic sobre la ficha Leyenda para seguir con las opciones del gráfico. Generalmente, se presenta una leyenda en la parte derecha del gráfico para identificar cada una de las series de datos representadas en el gráfico.
12. Prueba con las diferentes opciones haciendo un clic sobre la ubicación o posición deseada. Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda dando un clic en ella.
13. Presiona sobre la ficha Rótulos de datos y según su gráfico, se presentarán opciones para el tipo de rótulo que se desea aparezca en el gráfico.
14. Haga clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico. Una tabla de datos contiene los valores representados en el gráfico. Active la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla con el gráfico. Esta casilla nos permite activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.
15. Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el Asistente. Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: ubicación del gráfico. Aquí nos permite elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de datos.
16. Al hacer clic sobre la opción en una hoja nueva aparecerá el gráfico en una hoja del libro de trabajo distinta a La de los datos. Si hace clic sobre Como objeto ( (recomendado), aparecerá junto con los datos de la hoja de cálculo.
17. Haga clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico. Aparecerá el gráfico en una posición y con un tamaño predeterminado, que puedas modificar.
18. Para cambiar de posición un gráfico dentro de una hoja de cálculo debes:
a. Selecciona el gráfico sobre
b. Sitúa el puntero del ratón sobre el gráfico.
c. Se convertirá en una flecha blanca que apunta hacia la izquierda.
d. Pulsa el botón izquierdo del ratón y arrástralo hasta donde desees colocarlo. Suelta el botón de la mujer
19. Para cambiar el tamaño de un gráfico:
a. Selecciona el gráfico.
b. Sitúa el puntero del ratón sobre cualquiera de las asas alrededor del cuadro del gráfico.
c. El puntero se convierte en una flecha de dos puntas.
d. Pulsa el botón del ratón y arrastra hasta la posición deseada. Si deseas mantener la relación de aspecto, es decir, la proporción de su longitud y su altura, mantén pulsada la tecla Ctrl mientras arrastras. Suelta el botón del ratón.